Beim Stichwort Zeitmanagement gehen die Gedanken meist in eine produktive Richtung. Wie ist es machbar, möglichst viel in möglichst kurzer Zeit zu schaffen? Wir wollen produktiv sein und effizient. Wir wollen etwas „schaffen“ und vielleicht sogar Großes vollbringen.

Um Lebensqualität und Energiehaushalt zu erhalten ist es allerdings fundamental wichtig, was wir da schaffen und vollbringen. Ich habe erfahren, dass es durchaus einen großen Unterschied macht, ob wir Erfüllung und Sinnhaftigkeit finden in den Dingen die wir da tun, oder eben nicht. Je nachdem sinkt oder steigt unsere Lebensqualität und bei mir selbst kann ich sogar eine direkte Auswirkung auf meinen Gesundheitszustand beobachten. 

Dass wir Sinn finden sollen in dem was wir tun, dürfte dank Menschen wie Simon Sinnek und John Strelecky mittlerweile hinreichend bekannt sein. Doch wie schaffen wir es, eine bloße Vision sinnvoll in unseren Alltag, in unser Leben und Arbeiten zu integrieren? 

Bewusstsein schaffen

Hier geht es darum, zu erkennen, was wichtig ist. Ich bin ein großer Freund von schnellen und pragmatischen Methoden. Eine sehr bewährte möchte ich Ihnen nun vorstellen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, ein Blatt Papier und einen Stift und setzten Sie sich in Ruhe hin. Sie wollen sich nun damit auseinander setzen was Ihnen wichtig ist, und diese Erkenntnisse mit Ihrer aktuellen Lebenssituation abgleichen. Damit schaffen Sie Bewusstsein. Zur Argumentation für diese Herangehensweise bedienen wir uns der Quantenmechanik, bei der es auch erst durch Beobachtung zu einer Veränderung kommt. Nehmen Sie sich also diese paar Minuten Zeit, lösen Sie sich von Ihren Alltagsgedanken und vor allem von Ihrer aktuellen Situation. Fühlen Sie einfach in sich hinein und bewerten nicht, was da in Information aus Ihnen heraus kommt. Schreiben Sie einfach auf, was Ihnen wichtig ist.

Es hat sich gezeigt, dass es sinnvoll ist, Arbeit und Privatleben getrennt zu betrachten um möglichst gute Ergebnisse zu erzielen.

Darum notieren Sie sich zuerst, was Ihnen privat wichtig ist und wofür Sie Zeit finden wollen, weil Sie damit nach Ihren Wertevorstellungen handeln und Ihre Energie somit steigern. Wählen Sie die 5 wichtigsten Punkte aus.

Nun machen Sie das Ganze für Ihren Job. Hier denken Sie ein wenig anders. Was wollen Sie erreichen, welche Ergebnisse erzielen? Fühlen Sie sich in die Vorstellung ein und machen Sie sich ein paar Notizen dazu. Im Anschluss betrachten die das Ganze etwas sachlicher und überlegen sich, mit welchen Maßnahmen Sie diese Dinge erreichen können. Schreiben Sie auch das auf und wählen Sie die 3 wichtigsten aus. Die wichtigsten sind die, die die größten Ergebnisse erzielen. Aber dazu unten noch mehr.

Und machen Sie sich bei all dem um Himmels willen nur nicht zu viele Gedanken! Folgen Sie Ihren spontanen Impulsen und schreiben Sie einfach. Nichts ist in Stein gemeißelt, das Leben ist immer im Fluss und kann morgen schon ganz anders sein. Das hier ist eine Momentaufnahme die Sie in die richtige Richtung führen soll. Machen Sie sich keinen Stress über Ihre große Aufgabe oder Ihre Bestimmung oder etwas in die Richtung. Alles ist perfekt so wie es ist. Immer.

Nun zeichnen Sie zwei Kreis-Diagramme. Eines mit 5 Abteilungen für Ihr Privatleben und eines mit 3 Abteilungen für Ihr Leben im Beruf. (Wenn Ihnen 3 nicht reichen, dann malen Sie einfach mehr rein, es hat sich allerdings gezeigt, dass es in der Umsetzung schwieriger wird, je mehr Punkte Sie aufnehmen.) Beschriften Sie nun die einzelnen Kuchenstücke mit Ihren Ergebnissen, so dass das Ganze am Ende ungefähr so aussieht:

Vielleicht fragen Sie sich schon, was die Schraffierungen dort sollen. Nun, das ist der nächste Schritt. Denn jetzt wollen Sie betrachten, wie viel Zeit  und Energie Sie im Moment schon effektiv in die Angelegenheiten stecken, die Ihrem Leben Sinn verleihen und Ihnen Energie schenken. Schraffieren Sie den prozentualen Anteil, den Sie im Moment schon erreichen. So sehen Sie ganz schnell, welchen Bereichen Sie mehr Beachtung schenken sollten und haben ein gutes Kontrollinstrument in der Hand. Die Bereiche mit den größten Defiziten sind die Bereiche in denen das größte Potenzial für positive Veränderung liegt.

Umsetzung

Sicher kennen auch Sie einige dieser krassen Persönlichkeiten, die 3 Unternehmen führen, ein Buch schreiben, ein erfülltes Familienleben haben und nebenbei noch für den nächsten Iron Man trainieren. Wie machen diese Menschen das? Indem Sie klare Prioritäten setzen und sich die richtigen Dinge angewöhnen.

Prioritäten setzen

Um herauszufinden, welche Dinge Sie zur Priorität machen sollten um sich wohl und glücklich zu fühlen, nutzen Sie Ihre Kreisdiagramme. Sehen Sie sich die einzelnen Punkte an und bringen Sie diese in eine Reihung. Schreiben Sie sie untereinander auf und beginnen Sie zuoberst mit dem wichtigsten Punkt, der das größte Ergebnis, die größte Veränderung für Sie herbeiführt, dann dem zweitwichtigsten usw. Auch hier liefert Ihnen die Schraffur des aktuellen Zustands wertvolle Hinweise.

Nun können Sie Ihre Tage danach gestalten. Am Anfang werden Sie wohl noch ein paar Methoden zur Planung und Kontrolle brauchen. Doch irgendwann läuft das Ganze dann von selbst, weil Sie sich daran gewöhnt haben. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Begrenzen Sie sich am Anfang auf so wenige Punkte wie möglich, damit Sie Erfolge erzielen und die Motivation erhalten. Nehmen Sie sich also 1-2 private und 1-2 berufliche Punkte vor und beginnen Sie damit, diese Vorhaben oder Aufgaben in den Fokus Ihrer Planung zu rücken.

Sie können z.B. Ein Bullet-Journal nutzen um Ihre Fortschritte zu tracken. Wichtig ist, dass Sie beobachten, wie gut es Ihnen gelungen ist, Ihre Ziele zu verfolgen. Falls Sie – wie ich – eher pragmatisch veranlagt sind, dann tut es auch ein einfacher Zettel, eine Excel-Datei oder Ihr Kalender.

Dokumentieren Sie auch, warum es nicht funktioniert hat und was nötig ist, dass Sie es besser machen können. Müssen Sie vielleicht Ihren Terminplan anders gestalten, oder Absprachen mit anderen Personen treffen? Müssen Sie etwas an Ihrer Denkweise ändern? Wichtig ist auch hier, dass Sie aufmerksam beobachten und vor allem konsequent dran bleiben und gute und alltagstaugliche Lösungen finden. Dass Sie auf Hürden und Widerstände stoßen ist ganz natürlich. Ihr Erfolg steht und fällt damit, dass Sie sich damit auseinandersetzen den besten Weg finden, mit dem Sie sich gut fühlen. Wenn Sie im Alleingang an Ihre Grenzen kommen, dann holen Sie sich einfach professionelle Unterstützung von Außen.

Gewohnheiten etablieren

Wenn Sie nun herausgefunden haben, was Sinn und Wohlbefinden in Ihr Leben bringt und alle Hürden beseitigt sind, dann geht es darum, sich Ihr neues Verhalten zur Gewohnheit zu machen. Denn nur so wird es möglich sein, diesem Zustand dauerhaft aufrecht zu erhalten und von der enormen Energie zu profitieren, die Sie dadurch erhalten.

Mit dem Etablieren neuer Gewohnheiten erschaffen wir neue synaptische Verbindungen in unserem Gehirn. Sind diese erfolgreich gefestigt (Studien zufolge ist das nach ca. 66 Tagen der Fall, aber letztlich hängt das auch viel von der Aktivität Ihrer Neuronen ab.) dann laufen diese genauso automatisch ab, wie zum Beispiel Autofahren oder Zähneputzen. Was vorher noch Wille, Einsatz und Konzentration erforderte wird so zu einer schlichten Notwendigkeit. Die Biochemie Ihres Körpers sendet Ihnen dann entsprechende Signale. Sie werden sich nicht mehr bewusst überwinden müssen, sondern ganz unbewusst und automatisch handeln.

Sinnstiftende Dinge zu tun wird dann „normal“ und schenkt Ihnen ein enormes Maß an Energie. Und weil Sie Ihr Vorhaben im Vorfeld klug in Ihr Zeitmanagement integriert haben, kosten Sie Planung und Umsetzung keine Kraft mehr. Die Energie die es uns kostet, uns immer wieder Gedanken darüber zu machen, wie wir das Ganze im Kalender unterbringen, ob wir es überhaupt tun, und vor allem die negativen Emotionen die wir im Falle eines Scheiterns entwickeln, sind es, die uns viel zu oft viel zu früh aufgeben lassen und riesige Mengen Energie verbrauchen. Vermeiden Sie das! Ein sinnerfülltes Leben braucht auch ein wenig Hartnäckigkeit. Bleiben Sie dran. Es wird sich lohnen, das verspreche ich Ihnen.

Kurz und knackig:

• Es ist sinnvoll, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Vorhaben wirklich das Potenzial haben, Ihre Lebensqualität zu steigern.
• Das Setzen klarer Prioritäten, gute Planung und konsequente Umsetzung sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen, energiegeladenen und sinnstiftenden Leben.
• Der Weg zu dauerhaftem Erfolg führt über die Macht der Gewohnheit.